Reisen anlegen

Unter dem Button <Neue Reise> im Hauptmenü wird eine neue Reise angelegt. Wie bereits dargestellt besteht diese Möglichkeit auch im Feld <Nutzer> unter Reisen. Beim Erstellen einer Reise sind die bereits angelegten Mitarbeiter (Dienstreisende) im links oben erscheinenden Menü auszuwählen. Danach erscheint die Eingabemaske zum Anlegen der Dienstreise für den gewählten Mitarbeiter. Die Eintragung des Datums der Dienstreise kann auch über den rechts vom Feld befindlichen Kalender erfolgen. Uhrzeit des Beginns bzw. Ende der Dienstreise sind durch anklicken des betreffenden Feldes vorzunehmen Die Rubriken Kunden, Fahrzeug, Zweck, Spesengruppen können durch anklicken der darunter stehenden Buttons bearbeitet und ergänzt werden. Der Zweck der Dienstreise als auch die Anzahl der Mitarbeiter können in der erscheinenden Wertetabelle unter <Bearbeiten> ergänzt werden.

Erfolgt die Dienstreise nicht mit einem Pkw und es sollen keine km-Kosten berechnet werden, muss das Feld <km> leer bleiben, da sonst automatisch eine km-Pauschale berechnet wird. Die Spesensätze sind in dieser Version auf Europa beschränkt und können bei Nachfrage durch ein Update angepasst werden. Wenden Sie sich dazu bitte an UNS und lesen Sie die Hilfe zum Thema Updates. Fahrten von der Wohnung zur Arbeit werde wie normale Dienstreisen angelegt, aber mit einer anderen km-Pauschale berechnet ( siehe Reisekostenabrechnung).

Belege eingeben

Klicken Sie auf <Neuer Beleg> um einen Beleg zu erstellen. Wählen Sie die Art des Belegs aus. Geben Sie einen Bruttowert für den Beleg an und beachten Sie das dass Belegdatum innerhalb der Reisedaten liegen muss. Wenn Sie das Feld <Berechnung der Übernachtungskosten> auf <Einzelnachweise> stellen werden keine Übernachtungspauschalen berechnet, sondern nur Belege der Art Hotelkosten berücksichtigt. Bei Hotelkostenbelegen mit Frühstück werden pauschale Kürzungen wie in den Optionen festgelegt berechnet. Sind Sie mit einem privaten Fahrzeug unterwegs und es wird eine Kilometerpauschale berechnet können keine Belege für andere Kfz – Kosten wie z.B. Reparatur berechnet werden. Auf Geschenk und Bewirtungsbelegen müssen Personen, Anlass und Ort der Bewirtung bzw. Art des Geschenks direkt vermerkt werden.

Tagesangaben eingeben

Möchten Sie für einzelne Tage keine Übernachtungspauschale oder Verpflegungspauschale berechnen oder für einen Tag die Spesengruppe ändern, klicken Sie unter Tagesangaben auf <Neu>. Geben Sie das Datum an für das keine Pauschale berechnet bzw für das die Spesengruppe geändert werden soll, und geben Sie die jeweilige Pauschale oder gewünschte Spesengruppe an. Klicken Sie dann auf <Speichern>.

Hinweis: Für Reisen die an einem Tag nach 18:00 beginnen und am nächsten Tag vor 8:00 enden, können die Stunden beider Tage zusammen berechnet werden. Geben Sie dazu am ersten Tag an, dass keine Übernachtungspauschale berechnet wird.
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